Hoe lever je je document goed aan?
bijgewerkt 5 juni 2024 · Marwan Mrait
Kort antwoord
Fotografeer of scan het document recht van boven, bij daglicht en zonder flits, met alle vier de hoeken in beeld. Lever elke pagina apart aan, inclusief achterkanten en stempels, en stuur alles in één bericht. Vermeld erbij voor welke instantie de vertaling bedoeld is en welke naamspelling in je paspoort staat. Een scherpe aanlevering scheelt vragen achteraf en houdt de prijs laag.
Dit is het minst spannende artikel in deze kennisbank, en tegelijk het artikel dat je het meeste geld bespaart. Ongeveer de helft van alle vertraging bij vertaalopdrachten komt door materiaal dat niet goed leesbaar is.
Zo maak je een bruikbare opname
- Leg het document plat op een effen, donkere ondergrond, bij voorkeur een tafel.
- Fotografeer recht van boven. Houd de telefoon evenwijdig aan het papier, niet schuin.
- Gebruik daglicht, geen flits. Flits geeft een lichtvlek precies op de stempel.
- Alle vier de hoeken in beeld, met een randje eromheen. Afgesneden randen betekenen vaak ontbrekende registratienummers.
- Eén pagina per foto. Twee pagina's op één foto worden allebei te klein.
- Vergeet de achterkant niet. Daar staan meestal de stempels en de latere bijschrijvingen.
- Controleer of je het zelf kunt lezen bij 100% inzoomen. Kun jij het niet lezen, dan kan de vertaler het ook niet.
Scanner-apps werken prima
De ingebouwde scanfunctie van je telefoon (Bestanden op iPhone, Google Drive op Android) rechttrekt het beeld automatisch en levert een nette PDF op. Dat werkt beter dan een losse foto, mits je de automatische contrastverhoging niet zo ver opdraait dat lichte stempels verdwijnen.
Wat je erbij stuurt
- Voor welke instantie de vertaling is: gemeente, IND, rechtbank, notaris of werkgever. Dat bepaalt de afwerking.
- De naamspelling uit je paspoort, met een foto van de gegevenspagina. Zie Arabische namen in officiële documenten.
- Of het origineel gelegaliseerd is of nog moet worden. Zie de juiste volgorde.
- Je deadline, als er een is.
- Alles in één bericht in plaats van vijf losse foto's over de dag verspreid.
Bijzondere gevallen
Berichtenverkeer en schermafbeeldingen
Bij WhatsApp- of sms-verkeer als bewijsmateriaal: maak de schermafbeeldingen in volgorde en met overlap, zodat er geen berichten tussenuit vallen. Zorg dat de datumscheiding boven in beeld staat en dat zichtbaar is wie de verzender is. Nummer de bestanden op volgorde.
Oude of beschadigde documenten
Vergeelde aktes met vervaagde inkt lukken vaak nog, mits gefotografeerd bij goed strijklicht. Bij echt onleesbare passages wordt dat in de vertaling als zodanig aangegeven. Sommige instanties accepteren dat niet, en dan is een nieuw afschrift opvragen de kortste weg.
Grote dossiers
Meer dan een handvol bestanden of samen groter dan 4 MB? Stuur ze via WhatsApp of een deellink in plaats van via het formulier. Dat voorkomt dat het uploaden halverwege afbreekt.
Let op vertrouwelijkheid
Je stuurt gevoelige documenten. Verstuur ze via één kanaal, gebruik geen openbare deelmappen zonder wachtwoord, en verwijder oude links als je ze niet meer nodig hebt. Een beëdigd vertaler heeft een geheimhoudingsplicht, maar de weg ernaartoe beheer je zelf.
Veelgestelde vragen
Is een foto goed genoeg of moet ik echt scannen?
Een goede foto is prima. Waar het om gaat is scherpte, recht in beeld en volledige randen, niet welk apparaat je gebruikt.
Moet ik het originele document opsturen?
Voor de vertaling niet. Voor het inleveren bij de instantie heb je het gelegaliseerde origineel meestal wel nodig; vraag dat vooraf na.
Kan ik een PDF sturen die ik van de gemeente heb gekregen?
Ja, digitale PDF's zijn ideaal. Stuur het bestand zelf door en maak er geen schermafbeelding van, want dat verliest kwaliteit.
Wat als een deel van het document echt onleesbaar is?
Dat wordt in de vertaling aangegeven als onleesbaar. Voor officiële procedures is dat vaak onvoldoende, dus overweeg een nieuw afschrift op te vragen.
Een document dat vertaald moet worden?
Stuur een scherpe scan via WhatsApp. Je krijgt een vaste prijs en een levertijd terug, meestal dezelfde dag nog.
Stuur via WhatsAppLees ook
Dit artikel is informatief en vervangt geen juridisch advies. Eisen van gemeenten, de IND en buitenlandse autoriteiten veranderen, dus controleer bij twijfel altijd de actuele voorwaarden bij de instantie die je document ontvangt.